Como externalizar la custodia de archivos y documentos

Llega Abril y después de un periodo de semana tocará reorganizar y preparar ese espacio que toda empresa tiene dedicado a la gestión documental y archivo.

Aunque cada vez se utilice menos el papel y más el archivo digital, siempre se debe de guardar una copia de los documentos, que una vez pasado cierto tiempo pasa a ser parte de la documentación esporádica de la empresa.

Hay empresas de trasteros que ofrece servicio completo de embalaje con la debida clasificación, traslado y almacenaje de archivos, documentos, protocolos, libros catalogados y material bibliográfico.

Su ubicación debe tener instalaciones debidamente identificadas y en el orden pre establecido en un espacio exclusivo para cada cliente dependiendo de las necesidades requeridas.

Si cada vez más las empresas optan por la externalización de la custodia de sus documentos, esto es debido a que la gestión de archivos y conservación de documentos fuera de las instalaciones proporciona grandes ventajas.

  • La externalización mejora los costes del archivo de documentos
  • Libera espacio físico en las oficinas
  • Optimiza los recursos humanos ahorrando tiempo a los empleados

Actualmente las empresas de trastero deben tener disponible de instalaciones para un espacio dedicado a sala de trabajo y zona wifi para facilitar el trabajo de nuestros clientes.

Tiene que ofrecer un servicio de custodia de archivos y documentos, que incorpore todos los elementos logísticos, tecnológicos y humanos necesarios para prestar un servicio de alta calidad y mejora en la eficacia del negocio de sus clientes.

Dando las garantías necesarias para la custodia de archivos y documentos con:

  • Mejora en los costes del archivo de documentos, ya que libera espacio físico en sus instalaciones. Dando la posibilidad de reducir una primera inversión que supondrían un gran coste para el mismo cliente en sus propias infraestructuras.
  • Optimiza la gestión de archivos en todo momento, con el control o traslado del expediente o documento original en las consultas y actualización al organizarlos en otra ubicación.
  • Acceso controlado a la documentación confidencial y el mantenimiento de las condiciones de almacenamiento más adecuadas para su mejor conservación.
  • Deben tener medidas de seguridad permanentes, tanto activas como pasivas, en control de accesos y prevención de incendios.
  • Garantiza condiciones adecuadas en temperatura y humedad para todos los documentos que requieran de un tratamiento singular y equipado con medios para gestionar adecuadamente los archivos en custodia.
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